Kontingent: innkreving, purring og hvordan den føres.

Hva årsmøtet må bestemme

Kontingenten fastsettes av årsmøtet og protokollføres. Vedtaket bør si beløpet per medlemskategori (voksen, barn, familie, støttemedlem), hvilket år det gjelder for, og helst betalingsfristen. Idrettslag må ha en kontingent på minst 50 kroner, og minst 50 kroner er også kravet for at et medlem skal regnes som «tellende» i Frifond og tilsvarende ordninger. Vedtektene bør i tillegg si hva som skjer ved manglende betaling – typisk at medlemskapet opphører etter en viss tid.

Idrettslag har et særkrav: medlemskontingent skal faktureres gjennom et NIF-godkjent medlemssystem (KlubbAdmin, Rubic, StyreWeb, Spond Club og lignende), slik at hver betaling kan knyttes til et konkret medlem. Brudd kan gi avslag på LAM, utstyrsmidler og momskompensasjon.

Innkreving: slik får du flest til å betale

Betalingsandelen avgjøres mer av tidspunkt og enkelhet enn av purring. Noen råd som virker:

• Send kravet tidlig – januar eller februar, før andre regninger og før aktiviteten starter. Mange foreninger kobler betaling til deltakelse: ingen kontingent, ingen trening.
• Gjør det enkelt å betale. KID-nummer, Vipps-referanse eller betalingslenke gir sporbarhet og sparer deg for å gjette hvem «Ola 500 kr» er. Vipps til Vippsnummer koster foreningen 1,75 % per transaksjon; medlemssystemer tar typisk 2,5–3 % pluss et par kroner per betaling.
• Én forfallsdato for alle, 14–30 dager frem, og én påminnelse uken før forfall. Det meste av etterslepet forsvinner med den ene påminnelsen.
• Skriv hva som skjer hvis det ikke betales: at medlemskapet ikke er gyldig før kontingenten er betalt, og at medlemmet strykes etter en gitt frist.

Purring: hva er lov?

Kontingent er et pengekrav, og inkassoloven gjelder hvis dere velger å purre med gebyr. Reglene for 2026:

• En purring med gebyr kan tidligst sendes 14 dager etter forfall, må være skriftlig (e-post eller SMS er greit), og må gi ny frist på minst 14 dager.
• Purregebyret er maksimalt 38 kroner (en tjuendedel av inkassosatsen på 750 kroner). Det er ikke mva på gebyret.
• Dere kan sende maks to gebyrbelagte varsler – for eksempel én purring og ett inkassovarsel.
• Forsinkelsesrente kan kreves fra forfall, men beløpene er så små at nesten ingen foreninger gjør det.

I praksis velger de fleste lag og foreninger en enklere vei: én eller to vennlige påminnelser uten gebyr, og så strykning. NIFs lov sier at et medlem som skylder kontingent for to år automatisk mister medlemskapet og strykes fra listen. Andre forbund og vedtekter har tilsvarende regler. Inkasso er lov, men lønner seg sjelden for beløp på noen hundrelapper og koster goodwill i lokalmiljøet.

Gjør dere inkasso selv («egeninkasso»), trenger dere ingen bevilling, men dere må følge fristene over. Medlemssystemer som StyreWeb og Rubic tilbyr automatiske påminnelser, og noen tilbyr inkasso gjennom samarbeidspartnere.

Mva og skatt

Medlemskontingent er unntatt fra merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 3-13, så lenge den er betaling for medlemskap i en ideell organisasjon. Unntaket faller bort hvis «kontingenten» i realiteten er betaling for en tjeneste i konkurranse med næringsdrivende – for eksempel tilgang til et treningssenter eller rådgivning. Kontingent teller derfor normalt ikke med i grensen på 140 000 kroner for mva-registrering.

Kontingent er også skattefri inntekt for foreninger uten erverv til formål. Les mer i guiden om regnskaps- og bokføringsplikt.

Slik føres kontingenten

Kontingent føres på 3200 Medlemskontingent (NIFs kontoplan for idrettslag bruker 3920). Treningsavgift, egenandeler og lignende holdes på egne kontoer, slik at årsmøtet kan se hva som er medlemskap og hva som er aktivitetsbetaling.

Periodisering er det viktigste prinsippet: kontingenten hører til det året den gjelder for, ikke det året pengene kommer.

• Betaler et medlem kontingent for 2027 i desember 2026, føres innbetalingen mot 2900 Forskudd fra medlemmer ved årsslutt og inntektsføres 1. januar. NIF krever dette uttrykkelig.
• Ubetalt kontingent ved årsslutt: er kravet reelt og dere pleier å få inn pengene, kan det føres som fordring på 1500 og inntekt på 3200. Er betaling i praksis frivillig – medlemmet forsvinner bare – skal det ikke inntektsføres før pengene kommer. De fleste små foreninger fører kontingent når den betales, og det er helt greit så lenge forskudd for neste år tas ut.
• Innmeldingsavgift inntektsføres ved innmelding. Livsvarig medlemskap fordeles over flere år.

Et konkret eksempel: medlemmet betaler 500 kroner via Vipps 12. februar. Du fører 500 i debet på 1920 Bank og 500 i kredit på 3200 Medlemskontingent, med medlemmets navn i teksten. Vipps-gebyret på 8,75 kroner føres på 7770 Bankgebyr når det trekkes.

I kassereren.no importerer du medlemslisten fra Excel eller CSV, registrerer betalinger etter hvert som de kommer inn på banken, og ser hvem som ikke har betalt. Listen over ubetalte er dermed alltid klar når du skal sende påminnelse.

Medlemslisten: regnskapets underlag

Medlemslisten er ikke bare en kontaktliste – den er dokumentasjonen bak kontingentinntekten og bak medlemstallet dere rapporterer til forbund, kommune og Frifond. Revisor sjekker at antall betalende medlemmer ganger kontingenten stemmer omtrent med inntekten på 3200.

Noen regler å holde seg til:

• Registrer bare det dere trenger for medlemskapet: navn, kontaktinformasjon, fødselsår (for aldersbaserte tilskudd), medlemskategori og betalingsstatus per år. Fødselsnummer er sjelden nødvendig.
• Behandlingsgrunnlaget er medlemsavtalen. Ha en kort personvernerklæring på nettsiden, og databehandleravtale med medlemssystemet dere bruker.
• Slett utmeldte innen rimelig tid – Datatilsynet sier normalt én måned – men behold betalingshistorikken som regnskapsdokumentasjon i fem år, atskilt fra den aktive listen. Frifond krever at medlemsdokumentasjon oppbevares i fem år.
• For Frifond må et tellende medlem ha betalt minst 50 kroner for grunnlagsåret, være under 26 år og stå i medlemsregisteret per 31. desember, og betalingen må kunne spores til enkeltmedlemmet. Kontantbetaling krever medlemmets signatur.

Ta en gjennomgang av listen hver høst, før kontingentkravet for neste år går ut. Da unngår dere å kreve inn fra folk som sluttet for to år siden – og dere får riktig medlemstall i rapporteringen.