Regnskap for små sameier: slik fører styret det selv.

Hva loven faktisk krever av et lite sameie

Eierseksjonsloven § 64 er kort: styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel, og legge fram regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet. Det er hele kravet for de aller fleste sameier. Loven sier ikke hvordan regnskapet skal se ut, bare at det skal være ordentlig – altså fullstendig, dokumentert og mulig å kontrollere for seksjonseierne.

Så kommer to terskler som avgjør hvor formelt det må bli:

• Ni eller flere seksjoner: Sameiet skal være registrert i Foretaksregisteret (eierseksjonsloven § 19), og det er pliktig til å levere tredjepartsopplysninger om boligsameie til Skatteetaten hvert år – hver eiers andel av felleskostnader, inntekter, formue og gjeld, fordelt etter sameiebrøk. Det betyr at regnskapet må kunne fordeles per seksjon.
• 21 eller flere seksjoner: Sameiet er regnskapspliktig etter regnskapsloven, skal ha statsautorisert revisor etter eierseksjonsloven § 65, og skal sende årsregnskapet til Regnskapsregisteret senest én måned etter at det er fastsatt – i praksis innen 31. juli.

Er dere under 21 seksjoner, slipper dere altså regnskapslovens formkrav og revisorplikten. Årsmøtet kan likevel velge en revisor – ofte en seksjonseier som ikke sitter i styret – og det er en god idé når styret fører regnskapet selv. Les mer om forskjellen på valgt og statsautorisert revisor i guiden Revisor i forening.

Trenger dere forretningsfører?

Nei. Loven krever ikke forretningsfører, og for et sameie med åtte rekkehus eller tolv leiligheter er en forretningsføreravtale ofte den største enkeltkostnaden i budsjettet. Det en forretningsfører gjør for små sameier er i hovedsak fire ting: sende ut felleskostnader, bokføre, følge opp de som ikke betaler, og lage regnskapet til årsmøtet. Alt dette kan et styre gjøre selv med et regnskapsprogram som er laget for det – forutsatt at dere har én person som tar ansvaret og en rutine som ikke er avhengig av hukommelsen.

Det dere ikke bør gjøre selv, er lønn. Betaler sameiet styrehonorar, er sameiet arbeidsgiver: honoraret skal innrapporteres i a-meldingen og kan utløse arbeidsgiveravgift. Se Skatteetatens veiledning om a-meldingen før dere betaler ut første gang.

Kontoene et sameie trenger

Bruk norsk standard kontoplan, men hold den kort. Et typisk lite sameie klarer seg med 15–20 kontoer:

Eiendeler og gjeld

• 1920 Bank – driftskontoen. Har dere en egen sparekonto for vedlikehold, legg den på 1930.
• 1500 Kundefordringer – felleskostnader som er fakturert, men ikke betalt. Dette er restansene.
• 2400 Leverandørgjeld – regninger dere har mottatt, men ikke betalt ved årsskiftet.
• 2900 Forskudd fra eiere – felleskostnader innbetalt for neste år.
• 2050 Egenkapital og en egen linje for vedlikeholdsreserve (for eksempel 2060), se nedenfor.

Inntekter

• En egen konto for innbetalte felleskostnader i 3000-serien – i kassereren.no bruker mange 3200, omdøpt til «Felleskostnader».
• 3600 Leieinntekter hvis dere leier ut fellesareal, garasjeplass eller antenneplass.
• 8050 Renteinntekter.

Kostnader

• 6320 Kommunale avgifter – renovasjon, vann, avløp, feiing.
• 6340 Strøm til fellesarealer og utelys.
• 6360 Renhold og 6390 Snømåking/vaktmester.
• 6600 Reparasjon og vedlikehold – løpende småreparasjoner. Større arbeider får gjerne en egen underkonto, så årsmøtet ser hva taket faktisk kostet.
• 7500 Forsikring – bygningsforsikringen er vanligvis den nest største posten.
• 5330 Styrehonorar hvis dere betaler det, og 7770 Bankgebyr.
• 8150 Rentekostnader hvis sameiet har fellesgjeld.

Poenget med egne kontoer er ikke regnskapsfaglig finesse. Det er at årsmøtet skal kunne se at strømmen gikk opp 30 prosent og at vedlikeholdet var høyere enn budsjett, uten å lese bilagene.

Felleskostnader og restanser

Felleskostnadene fordeles etter sameiebrøken, med mindre vedtektene fastsetter en annen fordeling (eierseksjonsloven § 29). Styret fastsetter beløpet på grunnlag av budsjettet – vanligvis månedlig eller kvartalsvis innbetaling.

Den vanligste feilen i selvførte sameieregnskap er at felleskostnader bare bokføres når pengene kommer inn på konto. Da forsvinner restansene fra regnskapet, og årsmøtet får ikke vite at seksjon 7 skylder tre kvartaler. Før i stedet felleskostnadene som en fordring når de forfaller, og innbetalingen mot fordringen. Da viser balansen til enhver tid hvem som skylder hva.

Sameiet har legalpant i hver seksjon for inntil 2 G i ubetalte felleskostnader, så restanser er sjelden tapt. Men de må følges opp: skriftlig påminnelse, deretter purring med varsel om inkasso, og ved behov inkasso. Dokumenter hvert steg.

Vedlikehold: sparing, ikke kostnad

Et sameie som setter av 2 000 kroner per seksjon i året til fremtidig vedlikehold, har ikke hatt en kostnad på 24 000 kroner. Det har spart 24 000 kroner. Fører dere avsetningen som kostnad, ser driften verre ut enn den er, og årsmøtet mister oversikten over hvor mye som faktisk står klart til neste maling eller taktekking.

Bokfør derfor innbetalingene som inntekt, og vis vedlikeholdsreserven som en egen linje under egenkapitalen i balansen. Når dere bruker av den, blir arbeidet bokført som vedlikeholdskostnad det året det utføres, og reserven reduseres tilsvarende. Legg gjerne en enkel vedlikeholdsplan ved årsregnskapet: hva som skal gjøres de neste fem årene, og hva det anslagsvis koster.

Årsrutinen for styret

Løpende, helst månedlig: Last opp kontoutskriften og bokfør hver linje. Legg ved faktura eller kvittering på alt. Registrer innbetalte felleskostnader mot riktig seksjon. En bankavstemming hver måned tar et kvarter; etter et år tar den en helg.

Januar: Avstem banken per 31. desember. Før opp ubetalte regninger som leverandørgjeld og ubetalte felleskostnader som fordringer. Har dere ni eller flere seksjoner: lever tredjepartsopplysningene til Skatteetaten innen fristen i januar.

Februar–mars: Lag årsregnskapet: resultat, balanse og en kort kommentar fra styret. Hva som skal med, finner dere i guiden Årsregnskap til årsmøtet. Sett opp budsjett og forslag til felleskostnader for neste år. Har årsmøtet valgt revisor, får vedkommende regnskapet med bilag nå.

April–juni: Innkalling tidligst 20 og senest 8 dager før møtet, med regnskap og eventuell revisjonsberetning tilgjengelig senest en uke før. Årsmøtet behandler regnskapet, og vedtaket føres i protokollen. Møtet må holdes innen utgangen av juni.

Ved styreskifte: Den som overtar skal få tilgang til regnskapet med alle bilag, ikke en minnepinne med regneark. Historikken er sameiets, ikke kassererens.

Hva med velforeninger?

En velforening er ikke et eierseksjonssameie, men en vanlig forening. Da gjelder ikke eierseksjonsloven, men vedtektene og foreningens årsmøte. Velforeninger er i praksis aldri regnskapspliktige etter loven, men årsmøtet skal selvsagt ha et regnskap. Hvilke regler som gjelder for foreninger, står i guiden Må foreningen føre regnskap?. Oppsettet over – egne kontoer for kontingent, vedlikehold og eventuelle fellesanlegg – fungerer like godt for en velforening med lekeplass og felles vei.

Slik gjør dere det i kassereren.no

Kassereren.no er laget for akkurat dette nivået: styrer som fører selv og skal legge fram et ryddig regnskap for årsmøtet. Dere laster opp kontoutskriften, får forslag til konto for hver linje og godkjenner. Hver seksjonseier ligger i medlemsregisteret, så dere ser hvem som har betalt felleskostnader og hvem som ikke har det. Resultat, balanse og hovedbok oppdateres automatisk, og en valgt revisor kan få lesetilgang uten at dere sender filer fram og tilbake. Gratis-planen dekker inntil 50 bilag i året, som holder for mange små sameier – se regnskap for sameie og velforening eller start med det gratis regnskapsprogrammet.