Årsregnskap til årsmøtet: hva skal være med?

Hvorfor årsregnskapet er viktig

Årsregnskapet er styrets dokumentasjon til medlemmene på hvordan fellesskapets penger er brukt. Når årsmøtet godkjenner det, gir medlemmene styret ansvarsfrihet for året som gikk. Det er også dokumentet forbund, kommune, Lotteri- og stiftelsestilsynet og andre tilskuddsgivere ber om. Et ryddig årsregnskap åpner dører – et rotete lukker dem.

For de fleste små foreninger finnes det ingen lovfestet mal. Formen bestemmes av vedtektene, forbundet dere eventuelt tilhører, og god skikk. Idrettslag følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, som krever resultatregnskap, balanse og noter med sammenligningstall. Regnskapspliktige foreninger (eiendeler over 20 millioner eller mer enn 20 årsverk) følger regnskapsloven. Oppsettet under dekker alle tre nivåene.

Del 1: Resultatregnskapet

Resultatregnskapet viser inntekter og kostnader for hele året. Sett det opp med fire kolonner: note, årets tall, fjorårets tall og budsjett. Sammenligningstall gjør det mulig for medlemmene å se utviklingen – og det er et krav i NIF.

Grupper linjene etter kontoplanen:

• Driftsinntekter: medlemskontingent (3200), salgs- og arrangementsinntekter (3000-serien), offentlige tilskudd (3400), andre tilskudd, sponsing og gaver (3440), leieinntekter. Sum driftsinntekter.
• Driftskostnader: varekostnad (4000-serien), lønn og honorar (5000-serien), husleie og lokaler (6300), aktiviteter og arrangementer (6790), forsikring (7500), bankgebyr (7770) og øvrige driftskostnader. Sum driftskostnader.
• Driftsresultat = inntekter minus kostnader.
• Finansposter: renteinntekter (8050), rentekostnader (8150).
• Årsresultat.

Under årsresultatet skriver dere disponeringen: «Overført til egenkapital» (hele resultatet, eller fordelt på egenkapital og eventuelle avsetninger til bestemte formål). Årsmøtet vedtar disponeringen når det godkjenner regnskapet.

Er foreningen regnskapspliktig, anbefaler god regnskapsskikk for ideelle organisasjoner (NRS(F)) et aktivitetsregnskap i stedet: inntekter deles i medlemsinntekter, tilskudd, innsamlede midler og inntekter fra aktiviteter, og kostnader deles i kostnader til formålet, kostnader til å skaffe midler og administrasjon. Små foreninger står fritt til å bruke dette oppsettet, men et vanlig artsinndelt resultatregnskap er enklere og fullt tilstrekkelig.

Del 2: Balansen

Balansen er et bilde av foreningens økonomi per 31. desember. Også her: årets tall ved siden av fjorårets.

• Eiendeler: anleggsmidler som utstyr og anlegg (1200-serien), varelager (1400), utestående kontingent og kundefordringer (1500), andre fordringer (1700), bankinnskudd (1920 og eventuelle sparekontoer). Sum eiendeler.
• Egenkapital: egenkapital 1. januar, pluss årets resultat, pluss/minus avsetninger = egenkapital 31. desember. Har foreningen midler med restriksjoner (for eksempel innsamlet til et bestemt formål), vises de på egen linje.
• Gjeld: langsiktig gjeld som lån (2200-serien), leverandørgjeld (2400), skyldig skattetrekk og offentlige avgifter (2600–2700), forskuddsbetalt kontingent og ubrukte tilskudd med tilbakebetalingsplikt (2900-serien). Sum gjeld.

Kontrollen er enkel: sum eiendeler skal være lik sum egenkapital og gjeld, og bankinnskuddet i balansen skal stemme med kontoutskriften 31. desember. Stemmer ikke det, mangler det et bilag.

Del 3: Notene

Noter er korte forklaringer som gjør tallene forståelige. For en liten forening holder det med seks til åtte:

1. Regnskapsprinsipper – at inntekter føres når de er opptjent og kostnader når de påløper, og at kontingent for neste år er ført som gjeld.
2. Inntekter – spesifisert i kontingent, tilskudd (med navn på giver), sponsing, gaver og arrangementer.
3. Lønn, honorar og godtgjørelse – totale lønnskostnader, og hva som eventuelt er betalt til styret og daglig leder. NIF krever denne noten selv om beløpet er null.
4. Antall medlemmer ved årets slutt.
5. Bankinnskudd – og hvor mye av det som er bundne midler (skattetrekkskonto, øremerkede midler).
6. Egenkapital – egenkapital 1. januar, årets resultat, avsetninger, egenkapital 31. desember.
7. Gjeld – forskuddsbetalt kontingent, ubrukte tilskudd, eventuelle lån.
8. Anlegg og utstyr – anskaffelseskost, avskrivninger og forsikringssum, hvis foreningen eier noe av verdi.

Del 4: Årsmelding, revisjonsberetning og budsjett

Styrets årsmelding beskriver aktiviteten i året som gikk og kommenterer økonomien: hvordan gikk det i forhold til budsjett, hva skyldes avvikene, og hva er status ved årsskiftet. Små foreninger har ingen lovpålagt plikt til årsberetning, men årsmøtet forventer den, og momskompensasjonsordningen krever en signert årsmelding.

Revisjonsberetningen kommer fra den som har kontrollert regnskapet: valgt revisor, kontrollutvalg eller engasjert revisor. Den må være klar før årsmøtet. Les mer i guiden om revisor i forening.

Budsjettet for kommende år vedtas på samme årsmøte. Bruk samme kontoer som i regnskapet, så kan styret følge opp avvik gjennom året. NIF krever at budsjettet er realistisk og ikke viser underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital.

Signering og godkjenning

Årsregnskapet skal signeres av alle styremedlemmene – og av daglig leder der foreningen har en. Dette er lovkrav for regnskapspliktige, krav i NIF for alle idrettslag, og god skikk for alle andre. Et styremedlem som er uenig kan signere med forbehold, men skal signere.

Rekkefølgen på årsmøtet er normalt: styrets årsmelding, så regnskapet, så revisjonsberetningen, så votering over godkjenning av regnskapet og disponering av resultatet. Deretter vedtas kontingent og budsjett for neste år. Alt protokollføres, og protokollen signeres av de årsmøtet har valgt til det. NIF har maler for årsmøtet som også andre foreninger kan låne struktur fra.

Frister

• Idrettslag: årsmøtet skal holdes innen utgangen av mars, og årsregnskapet skal være fastsatt senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Innkalling minst én måned før.
• Andre foreninger: fristen står i vedtektene. Mange holder årsmøtet i februar–april. Skal dere søke momskompensasjon, må årsmøtet være holdt og regnskapet signert i god tid før 1. september.
• Regnskapspliktige: årsregnskapet skal fastsettes innen seks måneder og sendes Regnskapsregisteret senest 31. juli. Forsinkelse koster gebyr.
• Foreninger i Frivillighetsregisteret som frivillig har valgt å rapportere regnskap: frist 31. mars.

Gratis mal: la systemet lage regnskapet

Den enkleste malen er den du slipper å fylle ut selv. I kassereren.no genereres resultatregnskap, balanse og hovedbok direkte fra det du har ført gjennom året, med fjorårets tall og budsjett ved siden av, og hver linje kan spores tilbake til bilaget. Du eksporterer til PDF for signering og til CSV hvis noen vil regne videre i Excel. Gratis-planen dekker inntil 50 bilag i året og krever ikke kortinformasjon – nok til å lage årsregnskapet for en liten forening. Les mer om regnskap for foreninger eller kom i gang gratis.

Fører dere i Excel i dag, kan dere fortsatt bruke oppsettet over som mal: fire kolonner i resultatet, to i balansen, og notene som nummerert liste under. Det viktigste er at tallene stemmer med banken og at medlemmene forstår dem.