Regnskap for borettslag: plikter, frister og hva styret kan gjøre selv.

Borettslag er noe annet enn en forening

Mange små borettslag drives som en vennegjeng med dugnad og kaffe på styremøtene. Juridisk er de noe helt annet: et borettslag er et selskap der andelseierne eier bygningene i fellesskap gjennom laget, og lovgiver har bestemt at alle slike selskap skal ha fullt regnskap og revisor. Reglene står i burettslagslova, regnskapsloven og en egen forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag.

Er dere i stedet et eierseksjonssameie, gjelder helt andre terskler – se guiden Regnskap for små sameier. Og er dere en velforening eller et vanlig lag, er det guiden Må foreningen føre regnskap? som gjelder.

De fire pliktene

1. Regnskapsplikt. Regnskapsloven § 1-2 gjør borettslag regnskapspliktige uten noen terskel for omsetning, antall andeler eller ansatte. Det følger automatisk bokføringsplikt etter bokføringsloven: bilag for hver postering, sporbarhet, pliktige spesifikasjoner og fem års oppbevaring.

2. Revisjonsplikt. Burettslagslova § 9-1 sier at laget skal ha én eller flere statsautoriserte revisorer. Plikten er absolutt og kan ikke fravikes i vedtektene. Norges Huseierforbund har argumentert for å frita små borettslag, men per i dag er regelen uendret, og revisjonen koster gjerne 30 000–50 000 kroner i året.

3. Generalforsamling innen utgangen av juni. Ordinær generalforsamling skal holdes hvert år innen utgangen av juni, og der skal årsregnskapet og årsmeldingen behandles og godkjennes. Årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning skal sendes andelseierne senest åtte dager før møtet (burettslagslova § 7-4).

4. Innsending til Regnskapsregisteret. Når generalforsamlingen har fastsatt regnskapet, skal det sendes Regnskapsregisteret via Altinn senest én måned senere (regnskapsloven § 8-2) – i praksis innen 31. juli. Kommer det for sent, løper forsinkelsesgebyr i inntil 26 uker, opp mot 70 000 kroner, og styremedlemmene kan bli solidarisk ansvarlige for gebyret. Se Brønnøysundregistrenes side om innsending av årsregnskap.

Hva årsregnskapet må inneholde

Borettslag følger regnskapslovens regler for små foretak, med noen tilpasninger i forskriften:

• Resultatregnskap og balanse etter regnskapsloven, i praksis satt opp etter norsk standard kontoplan.
• Oppstilling over disponible midler. Dette er særegent for borettslag: en oversikt som viser hvor mye laget faktisk har til rådighet etter at årets drift, avdrag og investeringer er betalt. For andelseierne er den ofte mer forståelig enn balansen.
• Noter, blant annet om fellesgjeld, lån, vedlikehold og eventuell IN-ordning (individuell nedbetaling av fellesgjeld).
• Årsmelding fra styret med en kort beskrivelse av året, vedlikehold som er gjort, og hva som planlegges.
• Revisjonsberetning fra revisor.
• Mange tar også med budsjett for inneværende år og foreslåtte felleskostnader, selv om det ikke er et lovkrav.

Forskriften har to særregler det er greit å kjenne til: bygninger kan avskrives med null – de fleste borettslag gjør det – men da skal det settes av en vedlikeholdsavsetning i balansen dersom vedlikeholdet henger etter. Og planlagt vedlikehold (som å male fasaden) skal skilles fra påkostninger (som å bygge balkonger), fordi det første kostnadsføres og det siste balanseføres.

Kontoene et borettslag bruker

Et typisk lite borettslag trenger disse i tillegg til standardkontoene:

• 1500 Fordringer på andelseiere – forfalte felleskostnader som ikke er betalt.
• 1920 Bank og eventuelt 1930 Sparekonto / vedlikeholdsfond.
• 2240 Pantelån – fellesgjelden. Avdrag reduserer gjelden; bare rentene er kostnad.
• 3600 Innkrevde felleskostnader – hovedinntekten. Mange deler den i drift og kapitalkostnader, slik at andelseierne ser hva som går til lånet.
• 3610 Leieinntekter fra garasjer, boder, antenne eller næringslokaler.
• 5330 Styrehonorar – borettslaget er arbeidsgiver, honoraret skal i a-meldingen og utløser arbeidsgiveravgift.
• 6320 Kommunale avgifter, 6340 Strøm fellesareal, 6360 Renhold, 6390 Vaktmester og snømåking.
• 6600 Reparasjon og vedlikehold – gjerne med underkontoer for bygning, uteområde og tekniske anlegg.
• 6700 Forretningsfører og revisjon, 7500 Forsikring, 7770 Bankgebyr.
• 8150 Rentekostnader på fellesgjelden.

Felleskostnadene fordeles mellom andelseierne etter fordelingsnøkkelen i vedtektene eller bygge- og finansieringsplanen (burettslagslova § 5-19). Styret fastsetter beløpet ut fra budsjettet, og borettslaget har legalpant i andelen for ubetalte felleskostnader.

Hva styret kan gjøre selv – og hva det ikke kan

Loven krever regnskap og revisor. Den krever ikke forretningsfører. Tilknyttede borettslag har ofte vedtektsfestet at boligbyggelaget skal være forretningsfører, men et frittstående borettslag med åtte rekkehus kan fint føre regnskapet selv.

Styret kan gjøre selv:

• Løpende bokføring med bilag på hver postering.
• Månedlig bankavstemming.
• Fakturering og oppfølging av felleskostnader, inkludert restanser.
• Budsjett, oppfølging mot budsjett og rapporter til styremøtene.
• Utkast til årsregnskap, oppstilling over disponible midler og årsmelding.

Dette må kjøpes eller gjøres med hjelp:

• Revisjonen. Revisor skal være statsautorisert og uavhengig av styret. Et ryddig regnskap med bilag koblet til hver postering er det som holder revisjonshonoraret nede.
• Lønn og a-melding for styrehonorar og eventuell vaktmester – enten via revisor, et regnskapsbyrå eller a-meldingen i Altinn.
• Innsendingen til Regnskapsregisteret gjør styret selv i Altinn når revisjonsberetningen er klar.

Årsplan for styret i et borettslag

Løpende: Bokfør kontoutskriften hver måned, legg ved bilag, følg opp ubetalte felleskostnader med én gang.

Oktober–november: Lag budsjett for neste år. Gå gjennom vedlikeholdsplanen og vurder om felleskostnadene må justeres. Varsle andelseierne om endringer.

Januar: Avstem bank og lån per 31. desember. Før opp ubetalte regninger og forfalte felleskostnader. Lever a-melding og lønnsopplysninger for styrehonorar.

Februar–mars: Utkast til årsregnskap, disponible midler og årsmelding. Send alt med bilag til revisor. Avtal frist slik at revisjonsberetningen er klar i god tid før innkallingen.

April–juni: Innkalling med årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning senest åtte dager før møtet. Generalforsamling innen utgangen av juni.

Juli: Send fastsatt årsregnskap til Regnskapsregisteret via Altinn innen 31. juli.

Slik passer kassereren.no inn

Kassereren.no dekker den delen styret gjør selv: dere laster opp kontoutskriften, får forslag til konto for hver linje, og kobler bilag til hver postering slik revisor krever. Andelseierne ligger i medlemsregisteret, så dere ser hvem som har betalt felleskostnader. Resultat, balanse og hovedbok oppdateres automatisk, og revisor får lesetilgang i stedet for permer. Når året er over, eksporterer dere til PDF, CSV eller SAF-T. Det programmet ikke gjør, er lønnskjøring, a-melding og selve innsendingen til Regnskapsregisteret – det tar revisor eller styret i Altinn. Se regnskapsprogram for små borettslag, eller start med gratis-planen og se om det passer.